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Data controller
SOFTWAY MEDICAL est le responsable des traitements de Données Personnelles qui sont réalisés dans le cadre de l’exécution du Contrat. Softway Medical a désigné un Délégué à la Protection des données dont les coordonnées sont les suivantes : rgpd@softwaymedical.fr ou SOFTWAY MEDICAL, 29 ALLÉE SAINT-JEAN – ARTEPARC BAT D – 13710 FUVEAU.
Processing of Personal Data of Visitors to this Website
Purposes and Legal Basis
Le tableau ci-dessous récapitule les finalités pour lesquelles Softway Medical traite les Données Personnelles des contacts au sein des Bénéficiaires ainsi que les fondements juridiques de ces traitements :
| Purposes of the processing | Legal grounds |
| To handle the response to questions asked online | Our legitimate interest (responding to your request). |
| Cookies | Our legitimate interest or your consent depending on the type of cookie (please refer to our dedicated information notices). |
Categories of data collected
Softway Medical traite des données d’identification (noms, prénoms), l’adresse email, le numéro de téléphone, le poste occupé, l’objet et la date de la demande.
Recipients of Data
Vos données personnelles sont principalement communiquées/accessibles en interne aux services de Softway Medical chargés des aspects commerciaux et marketing, de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction de la sécurité des systèmes d’Information. En dehors de Softway Medical, vos données sont communiquées :
- to our IT service providers responsible for maintenance and computer hosting (particularly companies within the Salesforces Group)
- to our subcontractors involved in commercial prospecting purposes (routing, etc.)
- To companies belonging to the Softway Medical Group.
Les sous-traitants agissant selon les instructions de Softway Medical seront tenus de mettre en œuvre les mesures de protection appropriées.
Si certains des partenaires de Softway Medical se trouvent hors de l’Union Européenne, Softway Medical s’assurera que les transferts sont réalisés conformément aux exigences réglementaires françaises (par exemple, mise en place de clauses contractuelles adoptées par la Commission européenne). Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Softway Medical pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.
Retention period
En fonction de la nature de la demande en ligne, les Données Personnelles traitées par Softway Medical sont conservées :
- 3 years for commercial prospecting
- 3 months following the decision closing the recruitment process, or 2 years with the consent of the candidate concerned.
- 3 years for requests related to the exercise of rights of the data subjects.
Processing of Personal Data of Clients and Prospects, Purposes and Legal Basis
Le tableau ci-dessous récapitule les finalités pour lesquelles Softway Medical traite les Données Personnelles de ses clients et des prospects ainsi que les fondements juridiques de ces traitements :
| Purposes of the processing | Legal grounds |
| Administrative management of clients and prospects | Legitimate Interest (understanding our clients and ensuring follow-up) |
| Information of affected individuals during major outages | Contract performance |
| Billing, collection, and recovery | contract performance |
| Tracking of Written Requests and Complaints | Legitimate Interest (responding to requests and protecting our rights) |
| Monitoring of data access requests | Legal obligations |
| Audio monitoring of customer calls to support | Legitimate interest (quality assessment and training). |
| Recording of creations, modifications, and deletions of shared office documents. | Legitimate interest (ensuring IT security) |
| communication in case of data breach | Legal obligations |
| Management of user training for Softway Medical solutions | Contract performance |
| Commercial prospecting of clients and prospects. | Consent or legitimate interest depending on the communication channel |
Categories of Data Collected
Softway Medical traite des données d’identification (noms, prénoms, etc.), l’adresse email, le numéro de téléphone, des éléments de vie professionnelle (poste occupé, etc.), les données afférentes à la prospection commerciale.
Data recipients
Vos données personnelles sont principalement communiquées/accessibles en interne aux services de Softway Medical chargés des aspects commerciaux et marketing, de la Direction chargé de la Relation Clients, de la Qualité, de la Direction Administrative et Financière et de la Direction de la sécurité des systèmes d’Information. En dehors de Softway Medical, vos données sont communiquées :
- to our IT service providers responsible for maintenance and computer hosting (particularly companies within the Salesforces Group)
- to our subcontractors involved in commercial prospecting purposes (routing, etc.)
- To companies belonging to the Softway Medical Group.
Les sous-traitants agissant selon les instructions de Softway Medical seront tenus de mettre en œuvre les mesures de protection appropriées. Si certains des partenaires de Softway Medical se trouvent hors de l’Union Européenne, Softway Medical s’assurera que les transferts sont réalisés conformément aux exigences réglementaires françaises (par exemple, mise en place de clauses contractuelles adoptées par la Commission européenne). Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Softway Medical pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.
Retention period
Les Données Personnelles traitées par Softway Medical sont conservées :
- The personal data of prospects is retained for 3 years from the last commercial contact
- The personal data of customers is kept for the duration of the contract plus 3 years for commercial prospecting purposes.
- The personal data of customers is kept for the duration of the contract plus an additional 5 years for managing the contractual relationship.
Traitement des Données à Caractère Personnel des Fournisseurs et des Partenaires
Purpose and Legal Basis
Le tableau ci-dessous récapitule les finalités pour lesquelles Softway Medical traite les Données Personnelles de ses prestataire et fournisseurs ainsi que les fondements juridiques de ces traitements :
| Purposes of the processing | Legal grounds |
| Billing, collection, debt recovery, contract management | Contract performance |
| Tracking of Written Requests and Complaints | Legitimate Interest (responding to requests and protecting our rights) |
| Title: Conducting Surveys and Statistics | Your consent if required by regulations or our legitimate interest |
| communication in case of data breach | Legal obligations |
Categories of Data Collected
Softway Medical traite des données d’identification (noms, prénoms, etc.), l’adresse email, le numéro de téléphone, des éléments de vie professionnelle (poste occupé, etc.).
Data recipients
Vos données personnelles sont principalement communiquées/accessibles en interne aux services de Softway Medical chargés de la Gestion des Relations Clients, du commercial, de la Qualité, de la Direction Administrative et Financières et de la Direction de la sécurité des systèmes d’Information. En dehors de Softway Medical, vos données sont communiquées :
- to our IT service providers responsible for maintenance and computer hosting (particularly companies within the Salesforces Group)
- to our subcontractors involved in commercial prospecting purposes (routing, etc.)
- to companies within the Softway Medical Group
Les sous-traitants agissant selon les instructions de Softway Medical seront tenus de mettre en œuvre les mesures de protection appropriées. Si certains des partenaires de Softway Medical se trouvent hors de l’Union Européenne, Softway Medical s’assurera que les transferts sont réalisés conformément aux exigences réglementaires françaises (par exemple, mise en place de clauses contractuelles adoptées par la Commission européenne). Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Softway Medical pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.
Retention period
Les Données Personnelles traitées par Softway Medical sont conservées pendant la durée du contrat augmentée de 5 ans en matière de gestion de la relation contractuelle.
Processing of Personal Data of Job Candidates
Purpose and Legal Basis
Le tableau ci-dessous récapitule les finalités pour lesquelles SOFTWAY MEDICAL traite les Données Personnelles des candidats à l’emploi ainsi que les fondements juridiques de ces traitements :
| Purposes of the processing | Legal grounds |
| The search for relevant profiles | Our legitimate interest (improving our recruitment prospects) |
| Candidate selection and evaluation for the envisaged position | The execution of pre-contractual measures |
| Building a CV database | Consent |
| Consultation of professional social networks | Legitimate interest (learning to better understand your professional skills) |
| Conducting statistical processing | Legitimate interest (improve internal reporting and assess the performance/attractiveness of our systems) |
Categories of Data Collected
Softway Medical traite des données d’identification (noms, prénoms, etc.), l’adresse email, le numéro de téléphone, les résultats de tests, les comptes-rendus des entretiens, les expériences professionnelles, les certifications et diplômes, les qualifications professionnelles, les souhaits de carrières. Les données personnelles sont collectées par Softway Medical directement auprès des personnes concernées ou auprès de cabinets de recrutement ou de salariés en cas de cooptation.
Recipient of Data
Vos données personnelles sont principalement communiquées/accessibles en interne à la Direction des Ressources Humaines de Softway Medical, aux services chargés de la sécurité des systèmes d’Information et aux supérieurs hiérarchiques envisagés. En dehors de Softway Medical, vos données sont communiquées :
- to our IT service providers responsible for maintenance and computer hosting (particularly companies within the Salesforces Group)
- to recruitment agencies.
- To companies belonging to the Softway Medical Group.
Les sous-traitants agissant selon les instructions de Softway Medical seront tenus de mettre en œuvre les mesures de protection appropriées.
Si certains des partenaires de Softway Medical se trouvent hors de l’Union Européenne, Softway Medical s’assurera que les transferts sont réalisés conformément aux exigences réglementaires françaises (par exemple, mise en place de clauses contractuelles adoptées par la Commission européenne). Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Softway Medical pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.
Retention period
Les Données Personnelles traitées par Softway Medical sont conservées pour une durée de 3 mois suivant la prise de décision clôturant le process de recrutement (choix d’un candidat) ou pour une durée 2 ans avec l’accord du candidat concerné.
Your Rights
Les personnes concernées ont le droit de demander l’accès et la rectification de leurs Données Personnelles.
- Individuals have the right to request the restriction of the processing of their Personal Data, (i) if they contest the accuracy of their Data for a period enabling us to verify its accuracy, (ii) if they consider that we are processing their Data unlawfully and prefer restriction of its use rather than deletion, (iii) if we no longer need their Data for the purposes outlined above but they are still required for the establishment, exercise, or defense of legal claims, (iv) if they have exercised their right to object during the verification period concerning whether our legitimate grounds override theirs.
- Individuals have the right to request the deletion of their Personal Data. In the event of a request for deletion, Softway Medical may nonetheless retain them in the form of intermediate archiving for the duration necessary to fulfill its legal, accounting, and tax obligations.
- Individuals have the right to request, at any time, to exercise their right to object to processing carried out for legitimate reasons.
- Individuals also have the right to object to commercial prospecting, without having to provide a reason, by sending an email to rgpd@softwaymedical.fr or a letter to the following address: Softway Medical, 29 ALLÉE SAINT-JEAN – ARTEPARC BAT D – 13710 FUVEAU.
- The individuals concerned have the right to exercise their right to data portability, which allows them to obtain a copy of their personal data or to transfer it to a third party in a structured, commonly used, and machine-readable format.
- Individuals have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning them or similarly significantly affects them.
- Individuals have the right to withdraw their consent at any time.
Ces droits peuvent être exercés, à tout moment, en envoyant un courrier électronique à l’adresse rgpd@softwaymedical.fr ou un courrier à l’adresse suivante : Softway Medical, 29 ALLÉE SAINT-JEAN – ARTEPARC BAT D – 13710 FUVEAU.
Les personnes concernées disposent également du droit de formuler des directives spécifiques ou générales concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données à caractère personnel post-mortem. Les directives générales (concernant l’ensemble des données à caractère personnel se rapportant à la personne concernée) peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). Les directives spécifiques relatives aux données traitées Softway Medical peuvent être envoyées à l’adresse email rgpd@softwaymedical.fr ou un courrier à l’adresse suivante : Softway Medical, 29 ALLÉE SAINT-JEAN – ARTEPARC BAT D – 13710 FUVEAU.
Les personnes concernées peuvent également – s’ils le souhaitent – introduire toute réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Des informations supplémentaires sont accessibles sur son site Internet www.cnil.fr.
Pour toute question sur ces aspects, les personnes concernées peuvent contacter SOFTWAY MEDICAL par email à l’adresse suivante : rgpd@softwaymedical.fr ou par courrier à l’adresse suivante : SOFTWAY MEDICAL, 29 ALLÉE SAINT-JEAN – ARTEPARC BAT D – 13710 FUVEAU.
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