Mentions légales

RCS : 315 985 135 RCS de Aix-en-Provence
Numéro TVA : FR25315985135
Directeur de publication : Patrice Taisson.

RESPONSABLE DE TRAITEMENT

SOFTWAY MEDICAL est le responsable des traitements de Données Personnelles qui sont réalisés dans le cadre de l’exécution du Contrat. Softway Medical a désigné un Délégué à la Protection des données dont les coordonnées sont les suivantes : rgpd@softwaymedical.fr ou SOFTWAY MEDICAL, 29 ALLÉE SAINT-JEAN – ARTEPARC BAT D – 13710 FUVEAU.

TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES VISITEURS DE CE SITE INTERNET

FINALITÉS ET FONDEMENTS JURIDIQUES

Le tableau ci-dessous récapitule les finalités pour lesquelles Softway Medical traite les Données Personnelles des contacts au sein des Bénéficiaires ainsi que les fondements juridiques de ces traitements :

Finalités du traitement	Fondements juridiques
Prendre en charge la réponse aux questions posées en ligne	Notre intérêt légitime (répondre à votre demande)
Cookies	Notre intérêt légitime ou votre consentement selon le type du cookie (nous vous invitons à consulter nos mentions d’information dédiées)

CATÉGORIES DE DONNÉES COLLECTÉES

Softway Medical traite des données d’identification (noms, prénoms), l’adresse email, le numéro de téléphone, le poste occupé, l’objet et la date de la demande.

DESTINATAIRES DE DONNÉES

Vos données personnelles sont principalement communiquées/accessibles en interne aux services de Softway Medical chargés des aspects commerciaux et marketing, de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction de la sécurité des systèmes d’Information.
En dehors de Softway Medical, vos données sont communiquées :

à nos prestataires informatiques chargés notamment de la maintenance et de l’hébergement informatique (en particulier les sociétés du Groupe Salesforces)
à nos sous-traitants intervenant à des fins de prospection commerciale (routage, etc.)
aux sociétés appartenant au Groupe Softway Medical

Les sous-traitants agissant selon les instructions de Softway Medical seront tenus de mettre en œuvre les mesures de protection appropriées.

Si certains des partenaires de Softway Medical se trouvent hors de l’Union Européenne, Softway Medical s’assurera que les transferts sont réalisés conformément aux exigences réglementaires françaises (par exemple, mise en place de clauses contractuelles adoptées par la Commission européenne). Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Softway Medical pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.

DURÉE DE CONSERVATION

En fonction de la nature de la demande en ligne, les Données Personnelles traitées par Softway Medical sont conservées :

3 ans pour la prospection commerciale
3 mois suivant la prise de décision clôturant le process de recrutement ou 2 ans avec l’accord du candidat concerné.
3 ans pour les demandes d’exercice des droits des personnes concernées.

TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES CLIENTS ET DES PROSPECTS FINALITÉS ET FONDEMENTS JURIDIQUES

Le tableau ci-dessous récapitule les finalités pour lesquelles Softway Medical traite les données Personnelles de ses clients et des prospects ainsi que les fondements juridiques de ces traitements :

Finalités du traitement	Fondements juridiques
Gestion administrative des clients et prospects	Intérêt Légitime (connaitre nos clients et assurer un suivi)
Information des personnes concernées pendant les pannes majeures	Exécution du contrat
Facturation, encaissement, recouvrement	Exécution du contrat
Suivi des requêtes et des réclamations écrites	Intérêt Légitime (répondre aux demandes et préserver nos droits)
Suivi des demandes d’accès aux données	Obligations légales
Contrôle audio des appels clients au support	Intérêt légitime (évaluation de la qualité et formation)
Enregistrement des créations, modifications et suppressions de documents bureautiques partagés	Intérêt légitime (assurer la sécurité IT)
Communication en cas de violation de données	Obligations légales
Gestion des formations des utilisateurs des solutions Softway Medical	Exécution du contrat
Prospection commerciale des clients et des prospects	Consentement ou intérêt légitime selon le canal de communication

CATÉGORIES DE DONNÉES COLLECTÉES

Softway Medical traite des données d’identification (noms, prénoms, etc.), l’adresse email, le numéro de téléphone, des éléments de vie professionnelle (poste occupé, etc.), les données afférentes à la prospection commerciale.

DESTINATAIRE DES DONNÉES

Vos données personnelles sont principalement communiquées/accessibles en interne aux services de Softway Medical chargés des aspects commerciaux et marketing, de la Direction chargé de la Relation Clients, de la Qualité, de la Direction Administrative et Financière et de la Direction de la sécurité des systèmes d’Information.
En dehors de Softway Medical, vos données sont communiquées :

à nos prestataires informatiques chargés notamment de la maintenance et de l’hébergement informatique (en particulier les sociétés du Groupe Salesforces)
à nos sous-traitants intervenant à des fins de prospection commerciale (routage, etc.)
aux sociétés appartenant au Groupe Softway Medical

Les sous-traitants agissant selon les instructions de Softway Medical seront tenus de mettre en œuvre les mesures de protection appropriées.
Si certains des partenaires de Softway Medical se trouvent hors de l’Union Européenne, Softway Medical s’assurera que les transferts sont réalisés conformément aux exigences réglementaires françaises (par exemple, mise en place de clauses contractuelles adoptées par la Commission européenne). Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des données de Softway Medical pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.

DURÉE DE CONSERVATION

Les Données Personnelles traitées par Softway Medical sont conservées :

Les données à caractère personnel des prospects sont conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact commercial
Les données personnelles des clients sont conservées pendant la durée du contrat augmentée de 3 ans en matière de prospection commerciale
Les données personnelles des clients sont conservées pendant la durée du contrat augmentée de 5 ans en matière de gestion de la relation contractuelle.

TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES FOURNISSEURS ET DES PARTENAIRES

FINALITÉS ET FONDEMENTS JURIDIQUES

Le tableau ci-dessous récapitule les finalités pour lesquelles Softway Medical traite les Données Personnelles de ses prestataire et fournisseurs ainsi que les fondements juridiques de ces traitements :

Finalités du traitement	Fondements juridiques
Facturation, encaissement, recouvrement, gestion des contrats	Exécution du contrat
Suivi des requêtes et des réclamations écrites	Intérêt Légitime (répondre aux demandes et préserver nos droits)
Réalisation d’enquêtes et de statistiques	Votre consentement s’il est requis par la réglementation ou notre intérêt légitime
Communication en cas de violation de données	Obligations légales

CATÉGORIES DE DONNÉES COLLECTÉES

Softway Medical traite des données d’identification (noms, prénoms, etc.), l’adresse email, le numéro de téléphone, des éléments de vie professionnelle (poste occupé, etc.).

DESTINATAIRES DES DONNÉES

Vos données personnelles sont principalement communiquées/accessibles en interne aux services de Softway Medical chargés de la Gestion des Relations Clients, du commercial, de la Qualité, de la Direction Administrative et Financières et de la Direction de la sécurité des systèmes d’Information.
En dehors de Softway Medical, vos données sont communiquées :

à nos prestataires informatiques chargés notamment de la maintenance et de l’hébergement informatique (en particulier les sociétés du Groupe Salesforces)
à nos sous-traitants intervenant à des fins de prospection commerciale (routage, etc.)
aux sociétés appartenant au Groupe Sofway Medical

Les sous-traitants agissant selon les instructions de Softway Medical seront tenus de mettre en œuvre les mesures de protection appropriées.
Si certains des partenaires de Softway Medical se trouvent hors de l’Union Européenne, Softway Medical s’assurera que les transferts sont réalisés conformément aux exigences réglementaires françaises (par exemple, mise en place de clauses contractuelles adoptées par la Commission européenne). Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Softway Medical pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.

DURÉE DE CONSERVATION

Les Données Personnelles traitées par Softway Medical sont conservées pendant la durée du contrat augmentée de 5 ans en matière de gestion de la relation contractuelle.

TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES CANDIDATS À L’EMPLOI

FINALITÉS ET FONDEMENTS JURIDIQUES

Le tableau ci-dessous récapitule les finalités pour lesquelles SOFTWAY MEDICAL traite les Données Personnelles des candidats à l’emploi ainsi que les fondements juridiques de ces traitements :

Finalités du traitement	Fondements juridiques
La recherche de profils pertinents	Notre intérêt légitime (améliorer nos chances de recrutement)
Sélection des candidats et évaluation par rapport au poste envisagé	L’exécution des mesures précontractuelles
Constitution d’une CV-thèque	Consentement
Consultation des réseaux sociaux professionnels	Intérêt légitime (apprendre à mieux appréhender vos compétences professionnelles)
Réalisation de traitements statistiques	Intérêt légitime (améliorer le reporting interne et évaluer la performance/l’attractivité de nos dispositifs)

CATÉGORIES DE DONNÉES COLLECTÉES

Softway Medical traite des données d’identification (noms, prénoms, etc.), l’adresse email, le numéro de téléphone, les résultats de tests, les comptes-rendus des entretiens, les expériences professionnelles, les certifications et diplômes, les qualifications professionnelles, les souhaits de carrières.
Les données personnelles sont collectées par Softway Medical directement auprès des personnes concernées ou auprès de cabinets de recrutement ou de salariés en cas de cooptation.

DESTINATAIRE DES DONNÉES

Vos données personnelles sont principalement communiquées/accessibles en interne à la Direction des Ressources Humaines de Softway Medical, aux services chargés de la
sécurité des systèmes d’Information et aux supérieurs hiérarchiques envisagés. En dehors de Softway Medical, vos données sont communiquées :

à nos prestataires informatiques chargés notamment de la maintenance et de l’hébergement informatique (en particulier les sociétés du Groupe Salesforces)
aux cabinets de recrutement
aux sociétés appartenant au Groupe Softway Medical

Les sous-traitants agissant selon les instructions de Softway Medical seront tenus de mettre en œuvre les mesures de protection appropriées.

DURÉE DE CONSERVATION

Les Données Personnelles traitées par Softway Medical sont conservées pour une durée de 3 mois suivant la prise de décision clôturant le process de recrutement (choix d’un candidat) ou pour une durée 2 ans avec l’accord du candidat concerné.

VOS DROITS

Les personnes concernées ont le droit de demander l’accès et la rectification de leurs Données Personnelles.

Les personnes concernées ont le droit de demander la limitation du traitement de leurs Données Personnelles, (i) si elles contestent l’exactitude de leurs Données pendant la durée nous permettant de vérifier l’exactitude de ces dernières, (ii) si elles considèrent que nous traitons illicitement leurs Données et qu’elles exigent une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement, (iii) si nous n’avons plus besoin de leurs Données au regard des finalités visées ci-dessus mais que celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de leurs droits en justice, (iv) en cas d’exercice de leur droit d’opposition pendant la durée de vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes que nous poursuivons prévalent sur les leurs.
Les personnes concernées ont le droit de demander la suppression de leurs Données Personnelles. En cas de demande de suppression de leurs Données, Softway Medical pourra néanmoins les conserver sous forme d’archivage intermédiaire, et ce pour la durée nécessaire à la satisfaction de ses obligations légales, comptables et fiscales.
Les personnes concernées ont le droit de demander, à tout moment, à exercer leur droit d’opposition vis-à-vis des traitements exploités pour des motifs légitimes.
Les personnes concernées ont également le droit de s’opposer à la prospection commerciale, sans avoir à fournir de motif, en adressant un email à l’adresse rgpd@softwaymedical.fr ou un courrier à l’adresse suivante : Softway Medical, 29 ALLÉE SAINT-JEAN – ARTEPARC BAT D – 13710 FUVEAU.
Les personnes concernées ont le droit d’exercer leur droit à la portabilité des Données, ce qui leur donne le droit d’obtenir une copie des données à caractère personnel les concernant ou de les transférer à un tiers dans un format structuré et couramment utilisé et lisible par une machine.
Les personnes concernées ont le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière significative.
Les personnes concernées ont le droit de retirer leur consentement à tout moment.

Ces droits peuvent être exercés, à tout moment, en envoyant un courrier électronique à l’adresse rgpd@softwaymedical.fr ou un courrier à l’adresse suivante : Softway Medical, 29 ALLÉE SAINT-JEAN – ARTEPARC BAT D – 13710 FUVEAU.

Les personnes concernées disposent également du droit de formuler des directives spécifiques ou générales concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données à caractère personnel post-mortem. Les directives générales (concernant l’ensemble des données à caractère personnel se rapportant à la personne concernée) peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). Les directives spécifiques relatives aux données traitées Softway Medical peuvent être envoyées à l’adresse email rgpd@softwaymedical.fr ou un courrier à l’adresse suivante : Softway Medical, 29 ALLÉE SAINT-JEAN – ARTEPARC BAT D – 13710 FUVEAU.

Les personnes concernées peuvent également – s’ils le souhaitent – introduire toute réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Des informations supplémentaires sont accessibles sur son site Internet www.cnil.fr.

Pour toute question sur ces aspects, les personnes concernées peuvent contacter SOFTWAY MEDICAL par email à l’adresse suivante : rgpd@softwaymedical.fr ou par courrier à l’adresse suivante : SOFTWAY MEDICAL, 29 ALLÉE SAINT-JEAN – ARTEPARC BAT D – 13710 FUVEAU.

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